和无序说再见

不要给信息归档,用的时候搜索就行了

先来看看我们日常工作生活中经常会做的文件整理吧。为了让生活更有序,因此我们都学会了如何让资料文件归档。毫无疑问,这样做是有意义的。如果不能按照某种符合逻辑的方式存放自己收到的文件或者信函,那么当你查找需要用到的东西时,就得到处翻检。而往往我们都会通过文件柜的形式去完成这样的事情(特别是传统行业的从业者)。

但是,使用这种文件柜的组织模式既没有考虑我们大脑的自身限制,也没有充分利用科学技术的新发展。

举例来说,公司在入职的时候给你发了一份关于费用报销及各项福利的说明文件。等你下次需要用到的时候就可以参考这些规定执行,以便填写正确的报销单据或者申请享受应有的福利。可是如果下次用到是几个月以后的事,你会怎么办?在此期间,你该怎么归档这份跨部门的文件呢?

在这个问题上,大部分人的做法可能会如出一辙。你极有可能会把这个说明文件装进一个文件夹,贴上写有“福利待遇”之类字样的便签然后放进专门存放公司文件的抽屉中,可是,你怎么记得这个抽屉就是存放公司福利政策文件的地方?

或许你也可能把相应的电子文档放到个人电脑的某个磁盘的目录下。即便如此,还是会有同样的问题:以后你能记得自己把这份文件放在这个目录下了吗?

也许你会未雨绸缪,以防忘记这份文件放在哪,而把它复制(复印)好多份放在不同的目录下(不同的抽屉中),例如:桌面也放一份。尽管需要执行多次文档归类的操作,而且也会多占用几个字节的磁盘空间(加剧森林的砍伐),不过这种策略短期来看还是行之有效的。

时至今日,“云”已经开始变得像自来水一样慢慢的走进了大众的生活,诸如电子邮件、电子日历、文件备份、资料共享、云盘之类的服务都属于云计算的范畴。人们不必要把信息存放在个人电脑的固定硬盘或者移动存储设备上,而是可以利用上面的诸多服务,在互联网上存放所有的信息。这意味着你可以在任何一台联网的计算机或者其他设备(比如装有浏览器的手机、PAD)上访问和使用自己的信息。你的信息存放在一个地方而你可以通过很多种方式获取它,这样的话,即便你的电脑磁盘损坏或者手机中毒导致文件不可用,你也不用担心自己的数据会丢失。

只要能联网,你就可以使用绝大多数的云服务。在这些海量云服务中,我个人比较喜欢的是Google的免费Gmail、Google Drive(有15G空间)、Google Doc、Google Photo(可以上传无限张压缩无损照片)。

回到上面的例子,你完全可以把这份文件通过Gmail发给自己或者上传到Google Drive。这样的话,在你需要的时候只需要在Gmail或者Google Drive中搜索一下即可。另外如果你使用的是mac,那么你就没有必要把一份文件到处复制保存了,你可以在需要的时候调出spotlight键入关键字就可以迅速找到本机中的相应文档了。

这就是搜索的美妙之处,它花费的时间大概还不及你把椅子转向抽屉的时间长。即使这份文件没有电子版也没关系,你可以扫描后存放在自己的电脑或者互联网上,等需要的时候再去搜索。

就在刚刚我要查看我的公积金账户,但是距离上一次使用已经过去快半年了,账号早已经忘记了,而且我也没有专门记录,于是我通过手机的邮箱客户端在搜索框中键入公积金三个字,在主题那个搜索结果列表中找到了当初公司发给我的公积金账户信息(太方便了!)。

借助搜索功能,你再也不必像过去那样,费劲心思想要把自己的信息资料存放的“井井有条”了。这就好比你再也不用一件一件地把所有衣服都挂好一样。相反,你只要把衣服扔到那个越来越高的大堆上就行。等你想穿那件印有ZERO TO ONE的T恤时,直接提出要求,那件衣服就像变魔术般的出现在了你的面前。这是多么轻松自由的感觉啊!(这也会减少磁盘空间的浪费你只需要128G的Mac和16G的iphone就行了甚至移动存储设备都可以被抛弃另外也可以把森林砍伐的风险降到最小)


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